Сущности, типы и справочники

Сущность — любая запись: заметка, задача, человек, объект, событие. Что именно у неё внутри, решает её тип: набор полей описываете вы, а не продукт.

1. 1Откройте «Мои типы сущностей» в левом меню.
2. 2Создайте тип с нуля или начните с шаблона — готового набора полей, который можно изменить до сохранения. Дайте типу название, цвет и иконку.
3. 3Добавьте поля: текст, число, диапазон «от–до», дата, чекбокс, справочник или адрес. Название поля можно не задавать — тогда над значением пусто.
4. 4Создавайте сущности этого типа: на главной, на странице типа или быстрой заметкой в шапке.

• Текст — формат (обычный, многострочный, email, телефон, ссылка), минимальная и максимальная длина, подсказка в поле. Email, телефон и ссылка проверяются при вводе.
• Число и диапазон — формат (целое, дробное, деньги, процент), минимум, максимум и единица измерения: из списка (₽, $, шт, кг, ч…) или своя.
• Чекбокс — «Несколько вариантов» (отмечается любое число), «Один из вариантов» (выбирается ровно один, вариантов не меньше двух) или «Один флажок». Список вариантов можно вставить целиком — по варианту на строку.

Варианты «Нескольких вариантов» — заготовка: каждая новая сущность получит их копию, и отметки в одной записи не трогают другие. Пункты добавляются и в самой записи.

Общие поля — описание, исполнитель, статус, приоритет, оценка, теги, файлы, связи, доска и затраченное время — есть у сущности любого типа. В блоке «Общие поля» конструктора их можно скрыть: например, у проекта оставить только название и срок. Скрытое поле не показывается при создании и на странице сущности, а уже заполненные значения сохраняются. Название скрыть нельзя.

Тип уже существующего поля менять нельзя: значения в созданных сущностях стали бы недействительны. Заведите новое поле и удалите старое — продукт говорит об этом прямо в форме.

Справочник — общий список значений, который переиспользуется в полях разных типов: города, категории, состояния оборудования. Значения хранятся один раз, поэтому переименование видно везде, где значение выбрано.

• Справочники живут в «Мои справочники» в левом меню; значения добавляются по одному или списком сразу.
• Справочник «Участники» существует всегда и правится не вручную, а составом пространства.
• Помимо полей типа у каждой сущности есть общие поля: статус, приоритет, исполнитель, теги и другие — тип может скрыть лишние.
• Сквозной номер («№47») и автор записаны у сущности навсегда и показаны в блоке «О сущности».

Удалённая сущность попадает в раздел «Корзина» в левом меню и оттуда восстанавливается. Удаление навсегда — отдельное действие, и оно необратимо.

Текст, файлы и комментарии

• Описание сущности — редактор с форматированием: заголовки, списки, ссылки, картинки.
• «/» в тексте вставляет сущность — сначала выберите тип, потом саму сущность или создайте новую с набранным названием — или момент времени: «Сегодня», «Завтра», «Через неделю», дату со временем или «Весь день».
• Вставленные сущности становятся связями, а вставленное время — датой события в календаре. Уберёте их из текста — уйдут и связи.
• «@» упоминает участника пространства, и ему приходит уведомление.
• Файлы — картинки, презентации, документы и аудио — прикрепляются в блоке «Прикреплённые файлы». Файл, вставленный в текст, сначала убирают из текста и только потом удаляют.
• Аудиозапись можно прослушать прямо в блоке файлов, а кнопка «Извлечь текст» распознаёт речь и дописывает текст в конец описания. Стоит 1 ход ИИ за каждую начатую минуту записи и работает на тарифе Про с согласием на передачу данных сервису ИИ. Распознаются OGG, MP3 и WAV; если речь не распознана, ходы не списываются.
• Вкладка «Комментарии» — обсуждение с ответами; исправленный комментарий хранит историю правок. Вкладка «История» показывает, кто и что менял в сущности: последние 200 правок, порциями по 20.

Заметку можно превратить в сущность нужного типа: «Превратить в сущность» в меню на странице заметки. Заголовок и текст переходят в новую сущность, а сама заметка остаётся и связывается с ней. Подходящего типа нет — его можно создать прямо в этом окне.

Избранное, недавние и массовый выбор

• Звёздочка на карточке добавляет сущность в «Избранное», а «Недавние» хранят то, что вы открывали последним. Оба раздела — в левом меню, и у каждого человека они свои.
• «Все сущности» в левом меню — полный список пространства с фильтрами, та же страница, что и поиск.
• Кнопка «Выбрать» над списком — на главной, во «Всех сущностях», «Избранном» и «Недавних» — включает массовый выбор. Выбранное можно разом отправить «В корзину», «В избранное», «В дела» или связать с одной сущностью кнопкой «Связать».
• Секции «Типы» и «Теги» в левом меню открывают сущности одного типа или с одним тегом.